E-Mail-Versand

Dienstleister

Psido verwendet MailerSend für den E-Mail-Versand. Die E-Mails werden über Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet. MailerSend ist zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Details finden Sie in unserer Dienstleisterübersicht .

Absender und Antworten

• Absender: E-Mails werden technisch von einer Psido-Adresse versendet. Der angezeigte Absendername wird an Ihre Praxis angepasst.
• Antworten (Reply-To): Antwortet eine Patient:in auf eine E-Mail, geht die Antwort direkt an Ihre Praxis-E-Mail-Adresse – nicht an Psido.
• Kopie (CC): Automatische Kopien der E-Mails an Ihre Patient:innen können Sie in Ihrem Profil mit der Option Keine Kopie (CC) von E-Mails an Patient:innen an mich selbst abschalten. Der Versand an Ihre Patient:innen bleibt davon unberührt. Den Zustellstatus sehen Sie unabhängig davon in der Chronologie.

E-Mail-Typen

Psido versendet folgende Arten von E-Mails:

Zustellschutz

Psido setzt SPF und DKIM ein, damit empfangende Mailserver die Berechtigung des Absenders und die Unverändertheit der Nachricht prüfen können. Diese Standards unterstützen die Zustellung, garantieren aber nicht, dass eine E-Mail im Posteingang statt im Spam-Ordner landet. Zustellprotokolle beim E-Mail-Dienstleister werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Zustellstatus in der Chronologie

Unsere E-Mail- und SMS-Versanddienste melden Zustellinformationen automatisch über sogenannte Webhooks an Psido zurück. Sie finden diese Rückmeldungen bei der jeweiligen Patient:in unter Mehr Funktionen > Chronologie anzeigen, im Eintrag der E-Mail oder SMS. Die Meldungen können zeitversetzt eintreffen. Direkt nach dem Versand kann daher zunächst nur erstellt angezeigt werden.

Bei E-Mails bedeutet zugestellt, dass der empfangende Mailserver die Nachricht angenommen hat. Es ist keine Bestätigung, dass die E-Mail gelesen wurde oder im Posteingang liegt. Sie kann im Spam-Ordner landen; in seltenen Fällen können auch Probleme auf dem empfangenden Mailserver verhindern, dass sie im Postfach ankommt. Auch bei SMS ist eine Zustellbestätigung keine Lesebestätigung.

Die Rückmeldungen der Versanddienste sind die zuverlässigste Zustellinformation, die Psido zur Verfügung steht. Eine CC-Kopie in Ihrem eigenen Posteingang bestätigt dagegen nicht, dass die Nachricht auch bei der Patient:in angekommen ist.

Verschlüsselte Anhänge

Psido bietet die Möglichkeit, E-Mail-Anhänge passwortgeschützt zu versenden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Funktionsweise: Die Datei wird nicht als herkömmlicher E-Mail-Anhang versendet, sondern verbleibt auf den Psido-Servern. Die Patient:in erhält einen Download-Link und muss ein Kennwort eingeben, um die Datei über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung herunterzuladen. Es handelt sich dabei um einen passwortgeschützten Download – nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im kryptografischen Sinn.

sequenceDiagram
    participant T as 👤 Therapeut:in
    participant P as 🖥️ Psido
    participant M as 📧 MailerSend
    participant Pat as 👤 Patient:in

    T->>P: Dokument versenden
(z.B. Befund)
    Note over P: Datei bleibt auf
Psido-Server
🔒 AES-256 verschlüsselt

    P->>M: E-Mail mit Download-Link
(ohne Dateiinhalt)
    Note over P,M: TLS-verschlüsselt

    M->>Pat: E-Mail zugestellt
📩 Enthält nur Link,
keine sensiblen Daten
    Note over M: Zustellprotokoll
nach 7 Tagen gelöscht

    T-->>Pat: Kennwort separat mitteilen
(mündlich, telefonisch, SMS)

    Pat->>P: Link öffnen +
Kennwort eingeben
    Note over Pat,P: HTTPS (TLS 1.2+)

    P->>Pat: Datei zum Download
🔒 verschlüsselt übertragen

Standardverhalten: Anhänge werden automatisch verschlüsselt versendet, sofern bei der Patient:in ein Kennwort hinterlegt ist. Wir empfehlen, verschlüsselte Anhänge für alle sensiblen Dokumente (Befunde, Berichte, Diagnosen) zu aktivieren.

Kennwort: Sie können ein Kennwort pro Patient:in in der Akte hinterlegen oder bei jedem Versand ein neues Kennwort eingeben. Die Patient:in kann das Kennwort beim “Daten erfassen lassen” auch selbst festlegen.

Aufbewahrung: Verschlüsselte Anhänge können bis zu 10 Jahre auf den Psido-Servern gespeichert bleiben, solange Ihr Konto aktiv ist.

Empfehlungen für den sicheren Versand

• Kennwort separat übermitteln: Teilen Sie das Kennwort über einen anderen Kanal mit (z.B. mündlich, telefonisch oder per SMS) – nicht in derselben E-Mail.
• Funktion aktivieren: Schalten Sie verschlüsselte Anhänge für alle Dokumenttypen ein, die Gesundheitsdaten oder sensible Informationen enthalten.
• Starkes Kennwort: Verwenden Sie ein Kennwort, das nicht leicht zu erraten ist. Das Geburtsdatum oder die Sozialversicherungsnummer sind keine starken Kennwörter.

Ihr E-Mail-Konto absichern

Ihr berufliches E-Mail-Postfach ist ein zentraler Baustein Ihrer Datensicherheit: Bei aktivierten CC-Kopien erhalten Sie dort Kopien versendeter Rechnungen und Berichte, und über die E-Mail-Adresse lässt sich häufig der Zugang zu weiteren Diensten zurücksetzen. Wir empfehlen Ihnen daher, Ihr E-Mail-Konto besonders sorgfältig zu schützen.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren: Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Selbst wenn Ihr Passwort in falsche Hände gerät, ist Ihr Konto dann ohne den zweiten Faktor nicht zugänglich.
• Passkeys nutzen: Wo verfügbar, richten Sie einen Passkey ein. Passkeys ersetzen das Passwort durch einen kryptografischen Schlüssel auf Ihrem Gerät und gelten als besonders sicher gegen Phishing.
• Authenticator-App statt SMS: Bevorzugen Sie eine Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Aegis) gegenüber SMS-Codes. SMS-Codes können unter Umständen abgefangen oder umgeleitet werden.
• Starkes, einzigartiges Passwort: Verwenden Sie ein langes, einzigartiges Passwort, das Sie für kein anderes Konto nutzen. Ein Passwort-Manager hilft Ihnen, sichere Passwörter zu erstellen und zu verwalten.
• Wiederherstellungsoptionen prüfen: Halten Sie Ihre Wiederherstellungs-E-Mail und -Telefonnummer aktuell und bewahren Sie Backup-Codes an einem sicheren Ort auf.
• Vor Phishing schützen: Klicken Sie nicht auf Links in verdächtigen E-Mails und geben Sie Ihre Zugangsdaten niemals auf Seiten ein, deren Adresse Sie nicht überprüft haben.
• Geräte aktuell halten: Verwenden Sie ein aktuelles Betriebssystem und einen aktuellen Browser, und sperren Sie Ihre Geräte mit einem Kennwort oder biometrisch.

Diese Empfehlungen gelten unabhängig von Psido für Ihr gesamtes E-Mail-Konto. Wie Sie 2FA oder Passkeys konkret einrichten, erfahren Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres E-Mail-Anbieters.

Hinweise zur sicheren Nutzung

E-Mails verlassen nach dem Versand die geschützte Psido-Umgebung. Bitte beachten Sie:

• Ihr Postfach: Stellen Sie sicher, dass Ihr berufliches E-Mail-Postfach ausreichend geschützt ist (siehe Ihr E-Mail-Konto absichern ).
• Empfänger-Postfächer: E-Mails an Patient:innen werden in deren Postfach gespeichert. Psido hat darauf keinen Einfluss.
• Anhänge: Prüfen Sie vor dem Versand, ob der Inhalt von Anhängen (z.B. Befunde) für den E-Mail-Kanal geeignet ist. Bei besonders sensiblen Dokumenten empfehlen wir die Übergabe über einen sicheren Weg.
• Kopien: Bei aktivierten CC-Kopien werden zusätzliche Exemplare der E-Mail in Ihrem Postfach gespeichert. Sie können diese Kopien im Profil abschalten und den Zustellstatus weiterhin in der Chronologie prüfen.

Weitere Informationen

Eine detaillierte Aufstellung der E-Mail-Inhalte pro Nachrichtentyp erhalten Sie auf Anfrage über unsere Kontaktseite .

Informationen zum E-Mail-Versand und zur Personalisierung finden Sie in unserer Produktdokumentation .